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Problemas com software ERP?

September 19, 2017

Primeiramente, precisamos entender que existem  alguns fatores inevitáveis, que efetivamente a maioria dos gestores não costumam incluir como parte da conta no custo dos projetos.

 

Vamos tentar desvendar um pouco sobre os fatores que estão diretamente ligados e por vezes são a efetiva causa destas dificuldades.

 

Iniciaremos com a avaliação de compra de sistema:

 

 Como prática, todo bom vendedor costuma mostrar ao seu futuro cliente, os recursos mais encantadores e modernos que possui. Despertar o desejo do comprador, fazendo este sonhar com aquele recurso em sua empresa.

Muitas vezes, quem está avaliando a aquisição do sistema, esquece que não adianta o carro ter sensor de chuva, quando seu para-brisa não veda o suficiente, ou seja, não adianta ter um sistema de controle em gráficos, se o sistema não registra as entradas e saídas de dados de forma correta, ou não tem recursos básicos e funcionais para execução das atividades.

 

Mas como podemos evitar que  uma avaliação seja falha?

 

Infelizmente, é praticamente impossível evitar a possibilidade de que falte algum recurso, ou a metodologia aplicada não seja a ideal para as atividades de uma empresa, pois uma solução de ERP é muito abrangente e sofre com fatores externos particulares de cada entidade, mas podemos indicar algumas sugestões sobre ferramentas  e métodos de avaliação que poderão reduzir muito as chances de falhas graves na avaliação de seu futuro ERP.

 

Procure conduzir a demonstração.

 

Lembre que o consultor de vendas ou técnico que estará efetuando a demonstração conhece a sua solução e sabe os pontos positivos e negativos de seus sistemas. Naturalmente, ele tentará conduzir a demonstração de forma a evitar os erros e apresentar o melhor que possui, com a intenção de encantar sua visão sobre o sistema.

 

Utilize colaboradores chave durante o processo de demonstração.

Por mais que você acredite entender as operações de sua empresa e as necessidades que busca suprir, quanto menos integrantes da empresa participarem do processo de avaliação do software, maior a chance de faltar algum questionamento ou de identificar um recurso de forma errada.

 

Utilize uma lista de recursos necessários e desejados.

 

Prepare uma lista contendo os principais recursos e funcionalidades desejadas no sistema ERP e utilize esta como indicador de condução para a demonstração dos sistemas.

 

Uma ferramenta muito eficaz utilizada para avaliar o fornecedor ideal de uma solução ERP é o RFP(Request for Proporsal), que nada mais é que uma lista de recursos necessários e desejados pela empresa indicando percentuais de cobertura para cada recurso.


"Com esta ferramenta, também é  possível comparar e oferecer notas de avaliação para cada fornecedor e desta forma, tratar a todos com imparcialidade e o mesmo critério a todos os fornecedores". Comentou o Sr. Ademir Mantovani, diretor da empresa DACTUS, empresa especializada no fornecimento de softwares para área industrial.

 

Divida a demonstração por áreas.

 

Efetue uma separação das necessidades por setor, ou seja, comece o processo no setor de compras, seguido por produção(quando for o caso), setor comercial, Financeiro e por fim, as questões legais, como integrações contábeis ou legislação especifica.

 

Consulte o mercado sobre seu possível fornecedor de software.

 

Para iniciar sua pesquisa, você pode consultar o site do seu fornecedor, onde ele provavelmente disponibiliza materiais sobre suas soluções e seus casos de sucesso. Mas logicamente será importante efetuar uma analise mais imparcial e você pode conseguir informações importantes diretamente nos sites de busca, questionando sobre insatisfações e reclamações sobre o produto oferecido ou o próprio fornecedor.  Provavelmente você será direcionado a sites como "RECLAMEAQUI" ou outros do mesmo segmento.

 

É importante analisar os comentários com critério, pois por vezes podem ser situações especificas que não descredenciam seu fornecedor, porém você deve questionar o fornecedor sobre qual a resposta que foi dada sobre a reclamação registrada. Desta forma você terá uma melhor base sobre comprometimento.

 

Peça para que na demonstração execute operações da empresa.

 

Peça para o consultor do fornecedor executar as operações padrão e identifique se ocorrem dificuldades ou erros durante a demonstração. Considere que a empresa fornecedora de sistema deve estar preparada para executar as operações com uma base completa, pois sua atividade é exclusivamente esta.

 

Questione sobre a metodologia e prazos de implantação.

 

É comum no mercado histórias sobre processos de implantação que nunca acabam e os custos sempre aumentam.

 

Resumindo muito, mas o suficiente para termos uma base sobre a metodologia de implantação ideal, peça para o fornecedor indicar como é o cronograma de implantação, a sequencia de recursos a serem implantados, quais os responsáveis que serão envolvidos, como poderão questionar sobre falhas no processo e se terão outros custos devido as falhas.

 

Nossa próxima matéria será justamente sobre o fator implantação de sistemas ERP, pois este, sem dúvidas é o principal causador de problemas na utilização de soluções ERP e sistemas de gestão.

 

 

 

 

 

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